בין אם אתם מפיקים יום הולדת, מסיבת רווקות, בת מצווה, או חתונה, ישנם מספר משתנים שיהפכו את האירוע מממוצע להפקה מוצלחת ובלתי נשכחת. גם אם אינכם ידועים כמאורגנים או מדויקים, וגם אם בחיים לא למדתם או הפקתם אירוע לבדכם, בעזרת חמשת הטיפים שלפנינו תצליחו להפיק ולארגן אירוע משולם.
בחירת הרעיון
כל אירוע מוצלח מתחיל בקונספט מוצלח. לאחר שבחנתם ובדקתם מספר אופציות, יש להחליט על קונספט שילווה את האירוע כולו. יש להתחשב בקונספט דרך כל הפרטים הקטנים של האירוע ולבחור את השירותים המותאמים ביותר להפקת הנושא שנבחר. כשכל הפרטים הקטנים מביאים לידי ביטוי את הקונספט שנבחר, הן מבחינת האווירה והן מבחינת מוזיקה, לבוש או אוכל, תדעו שאתם בכיוון הנכון.
קולינריה
אחד הדברים החשובים ביותר בכל אירוע זה האוכל. יש לעשות מאמץ להתאים את הקולינריה לנושא הנבחר באופן כמה שיותר מדויק – בין אם מדובר בצבעים, טעמים או הנראות. סקרו את חברות הקייטרינג וקחו בחשבון את המחירים, המגוון, והאופציות האלטרנטיביים המוצעים לרגישויות באוכל. מומלץ מאוד להגיע לטעימות לפני האירוע, גם בשביל בניית התפריט, וגם כד לוודא שהחברה עונה על כל הצרכים של האירוע.
לוקיישן
אלמנט נוסף שיש להתחשב בו ליישום הקונספט של האירוע זה הלוקיישן. יש אינספור מקומות שבהם ניתן לערוך את האירוע וכדי להחליט מה הכי מתאים עבור ההפקה שלכם, יש לשקול מספר משתנים. למשל, האם הנוף המוצע ואופיו יכול להתאים לקונספט, האם הוא יכול להכיל את מספר האורחים שמגיעים, ולבסוף האם המקום יכול לסייע ולתת את המענה המתאים לאופי האירוע.
תקציב והוצאות
טרם תחילת תהליך ההפקה ובחירת הספקים והלוקיישן, יש להגדיר את התקציב מראש. בלי כל קשר מה הסכום שהוקצב, מומלץ מאוד לערוך בקרה על ההוצאות לאורך כל הדרך, ולתכנן מראש כמה כסף ילך לכל דבר בהפקה, זה יקל עליכם מאוד. כאשר מארגנים את התקציב בצורה מחושבת ורציונלית, מובטח הפקת אירוע בצורה המקצועית ביותר.
ספקים
חשוב מאוד לשים לב עם אילו ספקים אתם בוחרים לעבוד, כי במידה רבה זה יכול לעשות הבדל משמעותי בין אירוע בינוני לבין אירוע מוצלח. הציוד, אטרקציות, מוזיקה, עיצוב, צילום ובידור הם דברים שמגדירים את אופי האירוע וחשוב שהדברים הללו ייעשו על הצד הטוב ביותר. יש לוודא שנבחרים ספקים עם המלצות, וכי אתם עורכים פגישות ומסבירים באופן מדויק מה אתם מחפשים לאירוע.
לסיכום
במידה ואתם אכן מפנימים ופועלים לפי הטיפים שצוינו, חשוב לקחת בחשבון שהצלחת האירוע יגיע במידה ומשלבים הכל עם ניהול קפדני ומוצלח של זמנים. ניהול נכון מאפשר גם לצפות מראש לבעיות שעלולות לצוץ במהלך התכנון, ההפקה או האירוע עצמו ולכן חשוב לא לפספס את אף שלב כדי שתוכלו להתמודד עם כל אתגר בזמן אמת.
